Lessenreeks Powerpoint deel 4
We
hebben ondertussen al een mooi werkje ineengeknutseld en fier als we erop zijn,
willen we dat natuurlijk aan de huisgenoten laten zien. Alleen is het lastig om
telkens op je muisknop te drukken of een toets op je keyboard, pardon
toetsenbord.
Dààr
gaan we het nu over hebben, over het instellen van je voorstelling en de
overgangen van de éne dia op de andere, want dààr zijn ook weer een massa
opties te vinden.
Zoals
steeds gaan we niet de makkelijkste weg kiezen, we zijn niet lui en we willen
helemaal een voorstelling naar onze smaak hebben, qua tijd en qua inhoud.
Klik
in je menu bovenaan op Diavoorstelling en
daaronder op Diavoorstelling instellen. Dit
venster gaat open:
Zet
je instellingen zoals hierboven en klik daarna op OK.
Nu
gaan we een beetje (veel) naar links in het menu: Beeld
en kies Overzichtsweergave. Je krijgt nu al je
dia’s naast elkaar.
Als
je na dit lesje bepaalde instellingen hebt gedaan, dan zal je zo iets te zien
krijgen:
Wàt
betekenen die tekentjes onder die dia?
Heel
gewoon, deze dia heeft een overgangsvorm meegekregen (1) met animatie (2) en
een tijdsinstelling (3).
Met
de diasorteerder, die je ook vanaf je scherm zelf kan opstarten, kijk maar
linksonder op je scherm:
De
tijdsinstelling is iets voor straks, eerst gaan we de overgangen aanpakken.
Klik
op de dia die je wil bewerken om ze te selecteren en kies door een druk op de
rechtermuisknop in het snelmenu dia-overgang.
Erboven
bij Effect kan je nu een overgangseffect
kiezen.
Je
ziet telkens in het minivenstertje hoe het animatie-effect zal verlopen. Vind
je het goed, kun je nog bepalen of die overgang al of niet snel moet gebeuren.
Soms is langzaam beter toepasselijk dan heel snel. Het hangt totaal van de
inhoud van je voorstelling af.
Aan
deze overgangen kan je ook telkens een geluid koppelen.
Als
je na het samenstellen van je presentatie van plan bent om een geluidsbestand
toe te voegen die doorheen heel je presentatie moet blijven spelen, doe je dit
best niet. Dus laat dit maar even leeg.
Klik
telkens op Toepassen als je klaar bent met het
instellen van de overgang en de tijdsduur, dus niet
op Overal Toepassen, want dan wordt dat zoals
het woord zegt overal en op elke dia toegepast.
Als
je klaar bent met alle dia’s klik je nog eens op F5.
Je zal nu zien dat je geen enkele toets meer moet aanraken, terwijl de
voorstelling gewoon rustig verder speelt. Neem dus even een blaadje papier
erbij om aantekeningen te maken bij welke dia je dingen nog anders wil
instellen. Je kan ook midden in de voorstelling onderbreken door op ESC (Escape) te drukken.
Is
alles naar je zin, sla je bestand dan voor de zekerheid nog eens op. Gewoon,
via Bestand en Opslaan
kiezen, het zal automatisch het oude bestand vervangen in dezelfde map.
De
tijdsinstellingen kan je nog op een andere manier maken, maar het effect bij de
overgang moet je toch steeds instellen als je wilt dat elke dia op een andere
manier verschijnt.
Tijden
instellen kan je via Try Out voor tijdsinstelling
onder het menu Diavoorstelling.
Je
ziet dan je dia’s, maar voor elke actie/animatie moet je dan op een toets (bij
voorkeur de spatiebalk) drukken om die te doen verschijnen. Linksboven zie je
dan een chronometer. Dit kan handig zijn als je bv een speech wil houden die
moet benadrukt worden door je voorstelling. Opsommingslijsten zijn hier een
voorbeeld van. Meestal stel je dan je voorstelling in op handmatig. Maar wij
hebben de tijdsinstellingen al gemaakt bij de dia-overgangen. Dus is deze weg
overbodig. Doe je het toch dan zal je telkens gevraagd worden of je de gemaakte
tijdsinstellingen wilt bewaren. De keuze is voor jezelf. Test het gewoon even
uit en vergelijk met de andere manier, wat je het gemakkelijkste vindt.
Toch
nog even vermelden over enkele items die ook vaak gebruikt worden bij een
voorstelling voor een groot publiek. Terwijl wij de diavoorstelling gaan geven
voor één persoon, via een computer, zijn de andere twee opties interessanter
voor bv een projectorscherm in een aula of een andere zaal.
Met
de keuze: herhalen tot escape, wordt er een loop gemaakt. Dit wordt vooral toegepast op beurzen,
waarbij de powerpoint zich eindeloos herhaalt. Meestal is daar ook gesproken
tekst ingevoegd. Die tekst is dan opgenomen met bv Geluidsrecorder uit Windows,
maar kan ook van een extern programma zijn. Hierbij zal handmatig ook niet aangevinkt zijn, vermits de presentatie
integraal moet doorlopen. Als je zulks ooit van plan bent, is het aangeraden om
die presentatie op een schijfje te zetten. Ben je niet zeker van de
infrastructuur van de plaats waar je moet presenteren, behalve dat er wél een computer zal zijn, kan
je zonder veel gezeul zomaar je hele werk meenemen op een CD of zelfs DVD bij
erg uitgebreide voorstellingen.
Hier
kan je, naargelang je publiek, ook instellen welke dia’s steeds moeten vertoond
worden en welke niet.
Wordt
er een projector gebruikt, kijk je best na of die compatibel is met jouw
laptop. Heb je die niet, zoek dan even op de computer vanwaar je zal moeten
werken. Beter uittesten een half uurtje tevoren, dan een uur met rode kaken en
okselzweet tot onder je navel te staan.
Al
of niet animatie toepassen hoeft geen uitleg, zonder enige animatie is een
“pleziervoorstelling” niet leuk, alhoewel het soms ook in professionele kringen
wordt gebruikt, vooral om de aandacht van de kijkers bij te houden. Saaie
opsommingen zijn slaapverwekkend.
Een
presentatie kan je ook afdrukken, natuurlijk. In papers, eindwerken van
studenten of voor documentatie van een gegeven product in een bedrijf, kun je
voor het nodige papier zorgen. Waar je ook voor moet zorgen is een flinke
inktvoorraad, zodat de laatste exemplaren niet halfzachtappelblauwzeegroen
worden. Bekijk dus eerst goed de instellingen voor je printer en zorgt voor de
nodige kleurtjes. Geluid wordt sowieso niet afgedrukt, zou een beetje lastig
worden.
Behalve
de opslag op papier zijn er ook diverse mogelijkheden om je werk onder andere
vormen op te slaan.
Kies
in het menu Bestand – Opslaan als, volgend
scherm krijg je nu te zien.
Als je niet zeker bent of je presentatie kan
afgespeeld worden bij de ontvanger ervan, vanwege een oudere versie Office,
kies je best voor “Powerpoint97-2000 en 95-presentatie. De ontvanger van je
werkje kan het dan zelf omzetten naar pps op zijn/haar systeem om het te laten
afspelen. Schrik niet als de omvang van dàt bestand groter is dan het
oorspronkelijke.
Je kan ook opslaan als html, webpagina dus. Je
krijgt dan respectievelijk deze vensters:
Hier
kies je een nieuwe titel indien je dat zou wensen, klik dan op Publiceren.
Sprekersnotities weergeven
is optioneel, het hoeft dus helemaal niet. Bij browserondersteuning zie je welk
effect je manier van opslaan kan hebben, hou er rekening mee als je je
presentatie op een website zet met een beperkte ruimte.
Klik
nu op de knop Webopties en volg de tabblaadjes
zoals hieronder:
De
schermgrootte is wel van belang, zeker nu de monitors grotendeels
De
htm kan je zo openen, maar als enkel bestand kan je die niet doorsturen,
daarvoor is de map ernaast nodig. Hierin vind je alle bestanden die in je
presentatie zijn ingevoegd. Ook de grootte van die map is anders dan je ppt of
pps bestand.
Er
bestaat nog een handige manier van opslag: scroll eens naar beneden in dat menu
Bestand en klik eens op Inpakken en wegwezen. Handig omdat je dan je presentatie op éénder
welke computer buitenshuis kan laten bekijken.
Je
kan nu gewoon de Wizard volgen:
Voor
tab In te pakken bestanden kies je Actieve presentatie.
Voor
bestemming kies je de plaats waar het pakketje
moet terechtkomen. Dit kan diskette, CD of gewoon een nieuwe map op je harde
schijf zijn. De gekoppelde documenten en multimediabestanden worden er bij
toegevoegd. Dat selecteer je op de volgende tab; ook als je gebruik hebt
gemaakt van TrueType lettertypen, kan je dat ook aanduiden.
Bij
Viewer kan je bv kiezen voor Geen viewer als je
zeker bent dat de vreemde computer zelf een recente office versie heeft,
vergelijkbaar met de jouwe. Ben je niet zeker, kies je best voor het tweede:
Viewer voor Windows 95 of NT. Door daarna op “Voltooien” te klikken wordt je
hele presentatie met inhoud en met of zonder viewer gecomprimeerd. Heeft de
persoon die Viewer niet en heb je hem er niet bijgezet? Dan is dat gratis te
downloaden op de Microsoft site.
Oei!
Probleem? Dat zou kunnen, als je deze optie voor de eerste keer gebruikt. Je
zal nu je installatie-CD van Office even moeten in de lade stoppen.
Je
wacht even tot je de melding krijgt dat alle nodige bestanden zijn toegevoegd.
Daarna
kan je in je map of doelbestand dit zien:
Door
op pngsetup.exe te kiezen kan nu je powerpointje op een andere computer worden
afgespeeld.
Zo,
lange les zo te zien, en misschien een beetje saai? Nee toch! Je hebt al flink
wat werk gehad met de dia-overgangen en de animatie ervan én met de
tijdsinstellingen. Bovendien weet je nu ook hoe je alles veilig kan opslaan.
Volgende
keer wordt het weer wat aangenamer. We zijn dus nog niet aan het gaatje van ons
plaatje.
Je
kan je bewerkte presentatie terug uploaden om het te tonen aan de anderen. Het
zal een levendig boeltje worden.
Gebruik je oude presentatie of maak met de mogelijkheden die je
geleerd hebt een nieuwe, waarin je de animatie-overgangen laat afwisselen.
Zorg ook voor gepaste tijdsinstellingen, zodat je dia’s mooi op- en
aftreden (’t is toch een show niet?)
© Compuchrisje